Forse il più semplice tra gli strumenti che abbiamo a disposizione, Google Documenti offre, in realtà, moltissime possibilità, sia per la scuola che per la produttività personale, ed è un’applicazione davvero adatta a una grande varietà di situazioni differenti. Anche se siamo abituati a considerare gli editor come questo solo in relazione alla scrittura di testi, conosciute alcune potenzialità, magari un po’ nascoste, sono sicuro che inizieremo a utilizzarlo in classe in tantissimi modi diversi.
Per questa ragione, voglio proporvi oggi un viaggio alla scoperta di alcune possibilità che probabilmente non tutti sanno di avere, in grado di potenziare moltissimo il modo in cui utilizziamo Google Documenti. Alcune, a dirla tutta, sono specifiche di questo strumento; altre invece sono anche rintracciabili in altre app di Google Workspace.
#1. Impostare uno sfondo personalizzato
Chi ha detto che un testo debba avere sempre lo sfondo bianco? Certo, se il nostro intento è stampare il documento, probabilmente questa soluzione la più adatta; ma, in un tempo come quello attuale, in cui gli elaborati in Google Documenti sono spesso esclusivamente condivisi online con gli studenti e i colleghi, talvolta può avere senso proporre testi interattivi, anche utilizzando sfondi differenti, magari per mettere in evidenza alcuni argomenti, oppure semplicemente per renderli più accattivanti. Per farlo, è sufficiente selezionare File → Impostazione Pagina, poi impostare un colore, applicandolo all’intero documento (per ora, non è possibile impostare sfondi differenti a parti diverse dello stesso prodotto).
#2. Inserire fogli di calcolo o diapositive sempre aggiornati
Un’altra funzionalità molto utile è quella che permette di integrare fogli di calcolo e tabelle, realizzare con Google Fogli, o diapositive, preparate con Google Presentazioni, in un documento di testo, nel quale, ad esempio, vogliamo raccogliere alcuni nostri materiali didattici. Attenzione però: non si tratta di un semplice copia e incolla! È, infatti, una vera e propria integrazione di un altro elaborato, che viene aggiornato automaticamente ogni volta che si apportano modifiche al prodotto originale. Questa possibilità, quindi risulta particolarmente utile quando si vuole presentare del materiale agli studenti (dati raccolti, appunti, schemi, grafici, ecc…), in modo che questo sia sempre aggiornato con le ultime modifiche apportate dall’insegnante, senza bisogno, ogni volta di modificare e condividere un nuovo file.
Anche in questo caso, i passi da seguire sono semplicissimi. Per integrare un foglio di calcolo, predisponi la tabella con Google Fogli, poi seleziona l’intervallo di celle che vuoi inserire nel documento di testo, copialo (Ctrl + C) e incollalo in Google Documenti (Ctrl + V). Quando incolli la tabella selezionata, Google Documenti ti chiederà di selezionare tra due opzioni: collega al foglio di lavoro o incolla senza link. Scegliendo la prima, la tabella verrà incollata nel documento incorporando il file originale e, ogni volta che quest’ultimo viene modificato anche la sua copia accoglierà le modifiche. Posizionando il cursore del mouse sulla tabella incollata, infatti, apparirà un menù a tendina mediante cui non solo aprire il file originale, ma anche aggiornare istantaneamente la copia.
Lo stesso procedimento è da seguire se, al posto di un foglio di calcolo, si vuole importare una presentazione.
#3. Utilizzare simboli e formule matematiche
La scrittura con i simboli matematici è stato certamente uno dei punti critici di questi mesi di DaD. Eppure Google Documenti permette con grande facilità di inserire perfettamente equazioni e altre formule algebriche, direttamente sul testo. Utilizzando la funzione Inserisci → Equazione è possibile scegliere tra i vari modelli disponibili nella relativa barra degli strumenti che appare in alto a sinistra.
#4. Modificare l’orientamento di alcune pagine
Molti colleghi mi hanno chiesto come fare per inserire, in un documento di testo, alcune pagine in verticale e altre in orizzontale. Può essere davvero utile, ad esempio, quando si vuole intervallare parti discorsive, con tabelle e grafici che, invece, richiedono maggiore spazio proprio sulla dimensione orizzontale. Per farlo, occorre innanzitutto selezionare gli elementi del documento a cui è necessario cambiare orientamento e, successivamente cliccare su Formato → Orientamento pagina. A questo punto, si tratterà soltanto di definire, ad esempio, l’orientamento orizzontale da applicare esclusivamente alla pagina in cui si trovano i contenuti selezionati.
#5. Scegliere e inserire i nostri font preferiti
A prima vista potrebbe sembrare che la selezione di font a disposizione degli strumenti di Google Workspace sia davvero limitata. Questo perché non abbiamo considerato l’enorme repertorio di caratteri disponibili su Google Fonts (fonts.google.com), interamente integrabile con i nostri prodotti. Se, quindi, vuoi inserire un po’ di creatività nei tuoi elaborati scegli il carattere che preferisci e aggiungilo ai font che sono presenti in Google Documenti utilizzando il tasto Altri font, che trovi all’interno del menu a tendina da cui generalmente selezioni i caratteri.
#6. Ricercare contenuti per arricchire i lavori
Talvolta abbiamo bisogno di arricchire i nostri documenti con informazioni, dati o immagini reperibili sul web, magari proprio attraverso un normalissmo motore di ricerca. Grazie a una delle funzioni più interessanti contenute all’interno degli strumenti di Google Workspace, questa ricerca può essere effettuata direttamente all’interno dell’applicazione. Selezionando Strumenti → Esplora, si apre una barra laterale dalla quale è possibile ricercare pagine web, immagini o persino altri documenti presenti sul nostro Drive, relativi allo stesso argomento.
#7. Inserire emoji 😂
Utilizzare le emoji quando si assegna un compito agli studenti è una tecnica efficace per favorire la concentrazione sui punti importanti del testo e per visualizzare graficamente gli step del lavoro che vogliamo proporre. Si tratta, in effetti, di un linguaggio ben noto agli studenti, in grado di rendere il compito più informale, ma allo stesso tempo efficace in termini di coinvolgimento e motivazione. Oltre alle solite faccine, infatti, potremmo voler indicare un testo da leggere inserendo un libro (📖) nel titolo, oppure foglio e matita all’inzio dell’attività pratica (📝). Inserire contenuti come questi è semplice con Google Documenti: è sufficiente cliccare su Inserisci → Caratteri speciali e selezionare Emoji tra le diverse tipologie di simboli presenti.
#8. Controllare le visualizzazioni del file
Quando assegniamo un compito attraverso un file condiviso, anche tramite Classroom, è sempre utile sapere chi lo ha visualizzato e quando. Google Documenti permette di verificare chi accede al file utilizzando la funzione Strumenti → Dashboard attività.
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Maurizio Semiglia 