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Convertire questionari cartacei in Google Moduli

Tempo di valutazioni quello che stiamo vivendo: con la chiusura dei quadrimestri e la necessità di avere un numero sufficiente di voti per esprimere un giudizio complessivo dell’andamento dei nostri ragazzi, ci troviamo in questi giorni alle prese con la costruzione di una serie di prove sommative da somministrare, ancora, a distanza.

Di sicuro molti di noi hanno accumulato negli anni una grande quantità di verifiche e test che, almeno in parte, potrebbero essere riutilizzati anche quest’anno se non fosse che, talvolta, mal si prestano alla somministrazione in DaD. E, comunque, al di la del momento, molti insegnanti vorrebbero sfruttare in pieno le possibilità offerte da strumenti come Google Moduli nella realizzazione di questionari, senza perdere, però, il lavoro prezioso costruito e custodito negli anni passati.

Per questo, nonostante più volte abbiamo ragionato, anche su questo blog, dell’importanza di utilizzare strumenti di valutazione nuovi e più adatti alla didattica a distanza e alla valutazione complessiva delle competenze (per approfondire questo tema, puoi leggere qui e qui), oggi voglio provare a illustrarvi una modalità molto semplice per convertire vecchi questionari, realizzati con i tradizionali editor di testo e somministrati in forma cartacea, in Moduli di Google, con un semplice automatismo che ci permetterà di guadagnare tempo e di sfruttare in pieno le possibilità offerte dalla tecnologia. Grazie, infatti, alla semplicità d’uso di Google Moduli e alla versatilità che ha mostrato nei diversi contesti didattici in cui lo abbiamo utilizzato, sarebbe un peccato mandarlo in pensione non appena potremo rientrare in aula.

Lo strumento che utilizzeremo, quindi, è Form Builder, un componente aggiuntivo di Google Documenti presente sul Google Workspace Marketplace a questo link.

Prima di cominciare, però lasciatemi fare una precisazione. Ogni volta che ricorriamo a un componente aggiuntivo stiamo consentendo a un produttore esterno a Google di “entrare” nel nostro lavoro senza avere, soprattutto in termini di sicurezza e privacy, le medesime garanzie che, invece, ci arrivano da Google stessa. Questo, non significa che i componenti aggiuntivi siano pericolosi in quanto tali. Ma, a mio giudizio, vanno usati con cautela… Per questo motivo, peraltro, alcune scuole hanno correttamente deciso di non permettere l’installazione di alcuni componenti aggiuntivi sugli account istituzionali.

Se anche voi vi trovate in questa situazione, tuttavia, avete due strade possibili:

  • chiedere all’animatore digitale, o al gestore della console di amministrazione di Google Workspace, la possibilità di inserire Form Builder tra i componenti aggiuntivi consentiti;
  • installare Form Builder sul vostro account Google personale e, una volta prodotto il Modulo, condividere quest’ultimo con l’account istituzionale.

Un’ultima cosa, prima di vedere insieme il procedimento da seguire per la conversione dei questionari: Form Builder funziona con gli strumenti di Google. Quindi se i vostri questionari sono stati elaborati con altri software (Word, OpenOffice, Pages, ecc…) sarà necessario innanzi tutto importare il file su Google Drive e salvarlo come documento di Google.

#1. Importa il questionario con Google Documenti

Se il tuo questionario non è stato realizzato con Google Documenti, dovrai prima importarlo in questa applicazione (in caso contrario, puoi aprire il documento e passare direttamente al punto 2). Per farlo, apri Google Drive e carica il tuo file in formato .docx o doc. (Nuovo Caricamento di file). Poi apri il questionario e procedi all’importazione in Google Documenti (File Salva come documento Google).

#2. Controlla la formattazione del tuo questionario

Una volta che hai importato correttamente il questionario su Google Documenti, prima di convertirlo in un modulo interattivo, ti consiglio di dare un’occhiata alla formattazione e agli elementi presenti nel testo, in modo da rendere più semplice la conversione. Per questo motivo, dovrai eliminare dal questionario tutti quegli elementi, grafici o di testo, che non sono strettamente necessari alle domande da sottoporre agli studenti. Tale operazione, ti agevolerà moltissimo nel momento in cui dovrai andare a verificare il risultato in Google Moduli.

Personalmente ti consiglio anche di eliminare il grassetto o il corsivo dalle parole del questionario. Questo perchè proprio con il grassetto, invece, dovrai evidenziare la risposta corretta ai quesiti: così facendo, dopo l’esportazione, Google Moduli riceverà anche l’indicazione di quale alternativa considerare corretta nella revisione dei questionari inviati.

Una volta che avrai ripulito il testo, potrai procedere all’esportazione!

#3. Avvia Form Builder e controlla le impostazioni

Se il tuo questionario è stato sistemato come ti ho spiegato ai punti precedenti, allora sei pronto per inviarlo a Google Moduli. Per farlo, avvia Form Builder (che, ovviamente dovrai aver già installato dal Google Workspace Marketplace) e preparati all’esportazione.

A questo punto, Form Builder comincerà a fare il suo lavoro, individuando nel testo le domande e le relative risposte. Ricorda che potrai importare non solanto quesiti a risposta multipla, ma anche tutte le altre modalità di riposta supportate da Google Moduli. Nel pannello laterale, per ciascuna domanda individuata, potrai verificare la tipologia di risposta che Form Builder ha identificato (secondo me ci azzecca quasi sempre…) ed eventualmente modificarla (talvolta, ad esempio, potrebbe confondere i quesiti a risposta multipla, con quelli a caselle di controllo, che prevedono più di una risposta esatta).

Puoi anche decidere quali domande importare e quali invece no. Basterà utilizzare la spunta rosa a fianco alla domanda per selezionare quelle da convertire. Altrimenti, ovviamente, verranno inviate tutte quante.

Controlla, quindi, le domande inserite, la tipologia di risposta associata e, se necessario, modifica le opzioni di configurazione. Puoi anche contrassegnare le risposte che ritieni obbligatorie, cliccando sulla voce “Required” che trovi nelle impostazioni.

#4. Dai il via all’esportazione

Quando avrai controllato tutte le impostazioni, sarai pronto per la conversione vera e propria. Utilizzando l’opzione “Choose” o “Create” puoi scegliere rispettivamente se utilizzare un Modulo preesistente o crearne uno nuovo. In entrambi i casi, ti basterà cliccare sul tasto Import Selected per trasferire tutte le informazioni in Google Moduli. Se tutto è funzionato correttamente potrai accedere a Moduli e aprire il nuovo questionario per verificare come è andata l’importazione. Se avrai seguito i miei consigli, in particolare quelli relativi alla “pulizia” del documento originale, vedrai che non ci saranno problemi nel trasferimento. In ogni caso, fai un rapido controllo e sistema le parti che eventualmente non sono state importate correttamente.

Verifica anche le risposte individuate come corrette. Vedrai che Form Builder avrà riconosciuto l’alternativa evidenziata in grassetto come corretta e questa comparirà nelle soluzioni del quiz.

Se, invece, dopo aver importato il quiz ti accorgi che qualcosa è andato storto, potrai tornare indietro e rifare tutto daccapo. Selezionando l’opzione “Overwrite Form Content” dal pannello laterale di Form Builder, potrai sovrascrivere il modulo esistente e, quindi, ripristinarlo da zero.

Ferma restando la necessità di ripensare gli strumenti di verifica e i criteri di valutazione, quindi, in questa fase del nostro lavoro la tecnologia ci può fornire un valido aiuto per sfruttare al meglio tutto quanto abbiamo prodotto negli anni, semplificando un po’ il nostro lavoro così tanto stravolto dalla pandemia. Basta solo farne buon uso…

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